1. Introduzione e Titolare del trattamento

La presente Informativa sulla privacy spiega come VonHofmeister ApS (CVR: 35826297, IVA: DK35826297), operante come "Life Admin" ("noi", "ci" o "nostro"), una società registrata in Danimarca, raccoglie, utilizza, condivide e protegge le tue informazioni personali quando utilizzi la nostra piattaforma su kavaro.ai e tutti i sottodomini associati.

VonHofmeister ApS è il titolare del trattamento responsabile dei tuoi dati personali ai sensi del Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) dell'UE e di altre leggi applicabili sulla protezione dei dati. Per qualsiasi domanda su questa policy o sulle nostre pratiche relative ai dati, contattaci all'indirizzo privacy@kavaro.ai.

2. Informazioni che raccogliamo

Raccogliamo le seguenti categorie di informazioni personali:

Informazioni sull'account

Al momento della registrazione, riceviamo il tuo nome, indirizzo email e immagine del profilo dal provider di autenticazione scelto (Google, Microsoft, Apple o Facebook). Non memorizziamo password: l'autenticazione è gestita interamente tramite questi provider OAuth di terze parti.

Dati dell'organizzazione

Nomi dell'organizzazione, ruoli dei membri, impostazioni e preferenze che configuri all'interno della piattaforma.

Contenuti creati dall'utente

Progetti, documenti, contenuti dell'applicazione, record del database, configurazioni e qualsiasi altro contenuto creato o caricato utilizzando la piattaforma.

Dati delle conversazioni IA

Messaggi inviati all'assistente IA, risposte generate dall'IA, input e output delle chiamate agli strumenti e metadati correlati. Questi dati sono archiviati nel nostro database e inviati anche a fornitori di IA terzi per generare risposte. Vedi la Sezione 5 per i dettagli completi.

Informazioni di pagamento

I dettagli di fatturazione vengono elaborati in modo sicuro da Stripe, il nostro processore di pagamenti. Non memorizziamo il numero completo della tua carta di credito o le credenziali di pagamento sui nostri server.

Dati tecnici e di utilizzo

Modelli di utilizzo delle funzionalità, informazioni sulla sessione, timestamp di accesso, indirizzi IP, tipo di browser, informazioni sul dispositivo e dati tecnici simili raccolti tramite i log del server e, previo tuo consenso, cookie analitici.

Dati di integrazione

Se colleghi servizi di terze parti (come Google Workspace, Microsoft 365, e-conomic o FattureInCloud), accediamo ed elaboriamo i dati provenienti da tali servizi solo entro gli ambiti OAuth che autorizzi.

3. Come utilizziamo le tue informazioni

Utilizziamo le tue informazioni per i seguenti scopi:

• Fornire, gestire e mantenere la piattaforma Life Admin
• Elaborare le richieste AI inviando il contesto della conversazione a fornitori di AI terzi per generare risposte
• Elaborare i pagamenti e gestire gli abbonamenti tramite Stripe
• Inviare email transazionali e notifiche di servizio tramite Resend
• Generare embedding di testo per la ricerca nella base di conoscenza tramite Voyage AI
• Autenticare la tua identità tramite provider OAuth
• Analizzare i modelli di utilizzo per migliorare la piattaforma (previo tuo consenso, tramite Google Analytics)
• Fornire assistenza clienti e rispondere alle tue richieste
• Adempiere agli obblighi legali, inclusi i requisiti fiscali e contabili

4. Base giuridica per il trattamento

Ai sensi del Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) dell'UE, elaboriamo i tuoi dati personali sulle seguenti basi giuridiche:

• Esecuzione di un contratto (Art. 6(1)(b)) — La creazione dell'account, l'erogazione del servizio, l'elaborazione delle conversazioni AI e l'elaborazione dei pagamenti sono necessarie per fornire il servizio a cui ti sei iscritto.
• Interessi legittimi (Art. 6(1)(f)) — Sicurezza della piattaforma, prevenzione delle frodi, miglioramento del servizio e risoluzione dei problemi. Bilanciamo questi interessi rispetto ai tuoi diritti e libertà.
• Consenso (Art. 6(1)(a)) — Cookie analitici, comunicazioni di marketing e integrazioni di terze parti opzionali. Puoi revocare il consenso in qualsiasi momento senza pregiudicare la liceità del trattamento precedente.
• Obbligo legale (Art. 6(1)(c)) — Conservazione dei documenti fiscali e finanziari come richiesto dalla legge danese e dell'UE.

5. Elaborazione dati IA e archiviazione chat

Life Admin è una piattaforma basata sull'IA. È importante comprendere come vengono gestiti i tuoi dati quando interagisci con le nostre funzionalità di IA:

• Le tue conversazioni con l'assistente IA — inclusi i tuoi messaggi, le risposte dell'IA e i dati delle chiamate agli strumenti — sono archiviate nel nostro database su server situati in Germania (UE).
• Per generare le risposte dell'IA, il contenuto della tua conversazione e il contesto pertinente del progetto vengono inviati a fornitori di IA di terze parti. I fornitori che utilizziamo attualmente includono: Anthropic/Claude (Stati Uniti), OpenAI/GPT (Stati Uniti), Google/Gemini (Stati Uniti), Mistral (Francia) e DeepSeek (Cina).
• Gli amministratori dell'organizzazione possono configurare quale modello di IA utilizzare per i propri progetti, offrendoti il controllo su quali fornitori elaborano i tuoi dati.
• Puoi eliminare la cronologia delle tue conversazioni con l'IA in qualsiasi momento dall'interno della piattaforma.
• La chat di supporto anonima sulla nostra landing page è effimera: le conversazioni vengono eliminate automaticamente dopo 30 minuti e non sono collegate ad alcun account utente.
• Non utilizziamo le tue conversazioni per addestrare i nostri modelli di IA. Ogni fornitore di IA ha le proprie politiche di elaborazione e conservazione dei dati, che ti invitiamo a consultare.

6. Fornitori di servizi di terze parti

Non vendiamo, affittiamo o scambiamo le tue informazioni personali. Condividiamo i dati con le seguenti categorie di fornitori di servizi esclusivamente per far funzionare la piattaforma:

Fornitori di IA

Anthropic (USA), OpenAI (USA), Google (USA), Mistral (Francia), DeepSeek (Cina) — ricevono il contenuto della conversazione e il contesto del progetto per generare risposte dell'IA.

Elaborazione dei pagamenti

Stripe (USA) — elabora le informazioni di fatturazione e pagamento.

Servizio email

Resend (USA) — invia email transazionali e notifiche di servizio.

Embedding di testo

Voyage AI (USA) — elabora il testo dei documenti per generare embedding di ricerca semantica.

Analitici

Google Analytics (USA) — raccoglie dati di utilizzo per aiutarci a migliorare la piattaforma. Attivato solo con il tuo consenso.

Fornitori di autenticazione

Google, Microsoft, Apple e Facebook (USA) — forniscono un accesso sicuro tramite OAuth. Riceviamo il tuo nome, l'email e l'immagine del profilo.

Integrazioni connesse dall'utente

Quando scegli di connettere servizi di terze parti (ad es. Google Workspace, Microsoft 365, e-conomic, FattureInCloud), i dati vengono scambiati con tali servizi solo entro gli ambiti OAuth che autorizzi. Puoi disconnettere le integrazioni in qualsiasi momento.

7. Trasferimenti internazionali di dati

I tuoi dati sono archiviati principalmente su server Hetzner situati in Germania (UE). Tuttavia, per fornire i nostri servizi, alcuni dei tuoi dati vengono trasferiti a fornitori situati al di fuori dell'UE/SEE:

• I trasferimenti verso fornitori con sede negli Stati Uniti (Anthropic, OpenAI, Google, Stripe, Resend, Voyage AI) sono protetti dal Data Privacy Framework UE-USA e/o dalle Clausole Contrattuali Standard (SCC) dell'UE.
• I trasferimenti verso DeepSeek (Cina) avvengono solo quando un amministratore dell'organizzazione seleziona esplicitamente questo modello di IA. Tali trasferimenti sono protetti dalle Clausole Contrattuali Standard (SCC) dell'UE e da garanzie supplementari.
• I trasferimenti verso Mistral (Francia) rimangono all'interno dell'UE/SEE.

Gli amministratori dell'organizzazione possono controllare quale modello di IA viene utilizzato per i loro progetti, offrendoti il controllo su dove vengono elaborati i dati delle tue conversazioni.

8. Conservazione dei dati

Conserviamo le tue informazioni personali per i seguenti periodi:

• Dati dell'account — Conservati per l'intera durata del tuo account. Non eliminiamo automaticamente i dati dell'account, poiché i contenuti creati potrebbero costituire proprietà intellettuale. Puoi richiederne l'eliminazione in qualsiasi momento contattandoci.
• Cronologia delle conversazioni con l'IA — Conservata finché il tuo account è attivo. Puoi eliminare la cronologia delle tue conversazioni in qualsiasi momento dall'interno della piattaforma.
• Registri di pagamento e fatturazione — Conservati per 7 anni come richiesto dalla legge danese sulla contabilità (Bogføringsloven).
• Log del server — Conservati per 90 giorni per scopi di sicurezza e risoluzione dei problemi.
• Chat di supporto anonima — Eliminata automaticamente dopo 30 minuti.
• Dati analitici — Conservati in base alle impostazioni di conservazione di Google Analytics (14 mesi) e raccolti solo con il tuo consenso.

9. Sicurezza dei dati

Implementiamo misure tecniche e organizzative appropriate per proteggere le tue informazioni personali:

• I dati sono archiviati su server dedicati nei data center di Hetzner in Germania, certificati ISO 27001.
• Tutti i dati in transito sono crittografati tramite TLS/HTTPS.
• L'autenticazione è gestita tramite provider OAuth: non memorizziamo password.
• I controlli di accesso basati sui ruoli limitano l'accesso ai dati all'interno delle organizzazioni.

Nessun metodo di trasmissione o archiviazione elettronica è sicuro al 100%. Sebbene ci impegniamo a proteggere i tuoi dati, non possiamo garantire una sicurezza assoluta.

10. I tuoi diritti

Diritti per tutti gli utenti

Indipendentemente dalla tua posizione, puoi:

• Accedere ai tuoi dati personali contattandoci
• Correggere informazioni inesatte o incomplete
• Richiedere la cancellazione del tuo account e dei tuoi dati personali
• Richiedere una copia dei tuoi dati in un formato portabile
• Eliminare la cronologia delle tue conversazioni con l'IA in qualsiasi momento tramite la piattaforma

Diritti aggiuntivi ai sensi del GDPR (utenti UE/SEE)

• Opporsi al trattamento basato su interessi legittimi
• Richiedere la limitazione del trattamento
• Revocare il consenso in qualsiasi momento senza pregiudicare la liceità del trattamento precedente
• Presentare un reclamo all'autorità locale per la protezione dei dati. La nostra autorità di controllo principale è l'Agenzia danese per la protezione dei dati (Datatilsynet).

Diritti aggiuntivi ai sensi del CCPA/CPRA (residenti in California)

• Diritto di sapere quali informazioni personali vengono raccolte, utilizzate e divulgate
• Diritto di eliminare le proprie informazioni personali
• Diritto di correggere informazioni personali inesatte
• Diritto di opporsi alla vendita o alla condivisione di informazioni personali: non vendiamo né condividiamo le tue informazioni personali per pubblicità comportamentale cross-context
• Diritto alla non discriminazione per l'esercizio dei propri diritti alla privacy
• È possibile designare un agente autorizzato per effettuare richieste per proprio conto

Diritti aggiuntivi ai sensi del PIPEDA (utenti canadesi)

• Diritto di accedere alle proprie informazioni personali in nostro possesso
• Diritto di contestare l'accuratezza delle proprie informazioni e richiederne la modifica
• Diritto di revocare il consenso, fatte salve le restrizioni legali o contrattuali e un preavviso ragionevole

Per esercitare uno qualsiasi di questi diritti, ti preghiamo di contattarci all'indirizzo privacy@kavaro.ai. Risponderemo entro 30 giorni o entro il termine previsto dalla legge applicabile.

11. Cookie e tracciamento

Utilizziamo i cookie per far funzionare la piattaforma e, previo tuo consenso, per analizzare i modelli di utilizzo. I nostri cookie rientrano in tre categorie:

• Cookie essenziali — Necessari per l'autenticazione, la sicurezza e la funzionalità principale della piattaforma. Non possono essere disabilitati.
• Cookie analitici — Ci aiutano a capire come utilizzi la piattaforma (Google Analytics). Impostati solo con il tuo esplicito consenso.
• Cookie di marketing — Utilizzati per la pertinenza pubblicitaria, se applicabile. Impostati solo previo tuo esplicito consenso.

Puoi gestire le tue preferenze sui cookie in qualsiasi momento tramite il nostro banner di consenso ai cookie o visitando la nostra Cookie Policy pagina.

12. Privacy dei minori

La nostra piattaforma non è rivolta a minori di 16 anni. Non raccogliamo consapevolmente informazioni personali da minori di 16 anni. Se veniamo a conoscenza di aver raccolto inavvertitamente dati da un minore di 16 anni, adotteremo le misure necessarie per eliminarli tempestivamente. Se ritieni che un minore ci abbia fornito dati personali, ti preghiamo di contattarci all'indirizzo privacy@kavaro.ai.

13. Accordo sul trattamento dei dati (Clienti business)

Quando utilizzi Life Admin per elaborare dati personali relativi ai tuoi clienti, dipendenti, fornitori o contatti — inclusi i dati importati da servizi di terze parti che colleghi — VonHofmeister ApS agisce come tuo responsabile del trattamento dei dati e tu sei il titolare del trattamento. Per questo rapporto, oltre alla presente Informativa sulla privacy, si applica un Accordo sul trattamento dei dati (DPA / databehandleraftale) separato ai sensi dell'Articolo 28(3) del GDPR.

Il nostro DPA è pre-firmato da VonHofmeister ApS ed è disponibile per il download, il completamento e la controfirma. Stabilisce come elaboriamo i tuoi dati secondo le tue istruzioni, le nostre misure di sicurezza, i nostri sub-responsabili del trattamento e le garanzie per i trasferimenti internazionali.

Scarica l'Accordo sul trattamento dei dati (PDF): Scarica — English · Dansk. Per una copia formalmente controfirmata, contattaci all'indirizzo privacy@kavaro.ai.

14. Modifiche alla presente Informativa

Potremmo aggiornare la presente Informativa sulla privacy di tanto in tanto per riflettere cambiamenti nelle nostre pratiche, nella tecnologia o nei requisiti legali. In tal caso, aggiorneremo la data di "Ultimo aggiornamento" nella parte superiore di questa pagina. Ti invitiamo a consultare periodicamente questa pagina per rimanere informato su come proteggiamo i tuoi dati. L'uso continuato della piattaforma dopo la pubblicazione delle modifiche costituisce l'accettazione dell'informativa aggiornata.

15. Contattaci

In caso di domande, dubbi o richieste riguardanti la presente Informativa sulla privacy o le nostre pratiche relative ai dati:

• Email: privacy@kavaro.ai
• Azienda: VonHofmeister ApS, CVR: 35826297, Danimarca

Se ti trovi nell'UE/SEE e non sei soddisfatto della nostra risposta, hai il diritto di presentare un reclamo alla tua autorità locale per la protezione dei dati. La nostra autorità di controllo principale è l'Agenzia danese per la protezione dei dati (Datatilsynet), Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, Danimarca.