1. Introduction et responsable du traitement des données

Cette politique de confidentialité explique comment VonHofmeister ApS (CVR : 35826297, TVA : DK35826297), opérant sous le nom de « Life Admin » (« nous », « notre » ou « nos »), une société enregistrée au Danemark, collecte, utilise, partage et protège vos informations personnelles lorsque vous utilisez notre plateforme sur kavaro.ai et tous les sous-domaines associés.

VonHofmeister ApS est le responsable du traitement des données personnelles vous concernant en vertu du Règlement général sur la protection des données (RGPD) de l'UE et des autres lois applicables en matière de protection des données. Pour toute question concernant cette politique ou nos pratiques en matière de données, contactez-nous à privacy@kavaro.ai.

2. Informations que nous collectons

Nous collectons les catégories d'informations personnelles suivantes :

Informations de compte

Lorsque vous vous inscrivez, nous recevons votre nom, votre adresse e-mail et votre photo de profil de la part du fournisseur d'authentification que vous avez choisi (Google, Microsoft, Apple ou Facebook). Nous ne stockons pas de mots de passe — l'authentification est entièrement gérée par ces fournisseurs OAuth tiers.

Données d'organisation

Noms d'organisation, rôles des membres, paramètres et préférences que vous configurez au sein de la plateforme.

Contenu que vous créez

Projets, documents, contenu d'application, enregistrements de base de données, configurations et tout autre contenu que vous créez ou téléchargez en utilisant la plateforme.

Données de conversation avec l'IA

Messages que vous envoyez à l'assistant IA, réponses générées par l'IA, entrées et sorties des appels d'outils, et métadonnées associées. Ces données sont stockées dans notre base de données et sont également envoyées à des fournisseurs d'IA tiers pour générer des réponses. Voir la section 5 pour plus de détails.

Informations de paiement

Les détails de facturation sont traités de manière sécurisée par Stripe, notre processeur de paiement. Nous ne stockons pas votre numéro de carte bancaire complet ni vos identifiants de paiement sur nos serveurs.

Données d'utilisation et techniques

Modèles d'utilisation des fonctionnalités, informations de session, horodatages de connexion, adresses IP, type de navigateur, informations sur l'appareil et données techniques similaires collectées via les journaux de serveur et, avec votre consentement, les cookies analytiques.

Données d'intégration

Si vous connectez des services tiers (tels que Google Workspace, Microsoft 365, e-conomic ou FattureInCloud), nous accédons aux données de ces services et les traitons uniquement dans le cadre des portées OAuth que vous autorisez.

3. Comment nous utilisons vos informations

Nous utilisons vos informations aux fins suivantes :

• Fournir, exploiter et maintenir la plateforme Life Admin
• Traiter les requêtes IA en envoyant le contexte de la conversation à des fournisseurs d'IA tiers pour générer des réponses
• Traiter les paiements et gérer les abonnements via Stripe
• Envoyer des e-mails transactionnels et des notifications de service via Resend
• Générer des embeddings de texte pour la recherche dans la base de connaissances via Voyage AI
• Authentifier votre identité via des fournisseurs OAuth
• Analyser les modèles d'utilisation pour améliorer la plateforme (avec votre consentement, via Google Analytics)
• Fournir un support client et répondre à vos demandes
• Se conformer aux obligations légales, y compris les exigences fiscales et comptables

4. Base juridique du traitement

En vertu du Règlement général sur la protection des données (RGPD) de l'UE, nous traitons vos données personnelles sur les bases juridiques suivantes :

• Exécution d'un contrat (Art. 6(1)(b)) — La création de compte, la prestation de service, le traitement des conversations IA et le traitement des paiements sont nécessaires pour fournir le service auquel vous avez souscrit.
• Intérêts légitimes (Art. 6(1)(f)) — Sécurité de la plateforme, prévention de la fraude, amélioration du service et dépannage. Nous équilibrons ces intérêts avec vos droits et libertés.
• Consentement (Art. 6(1)(a)) — Cookies d'analyse, communications marketing et intégrations tierces optionnelles. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment sans affecter la licéité du traitement effectué avant ce retrait.
• Obligation légale (Art. 6(1)(c)) — Conservation des documents fiscaux et financiers conformément au droit danois et européen.

5. Traitement des données IA et stockage des conversations

Life Admin est une plateforme basée sur l'IA. Il est important que vous compreniez comment vos données sont traitées lorsque vous interagissez avec nos fonctionnalités d'IA :

• Vos conversations avec l'assistant IA — y compris vos messages, les réponses de l'IA et les données d'appel d'outils — sont stockées dans notre base de données sur des serveurs situés en Allemagne (UE).
• Pour générer des réponses IA, le contenu de vos conversations et le contexte pertinent de vos projets sont envoyés à des fournisseurs d'IA tiers. Les fournisseurs que nous utilisons actuellement incluent : Anthropic/Claude (États-Unis), OpenAI/GPT (États-Unis), Google/Gemini (États-Unis), Mistral (France) et DeepSeek (Chine).
• Les administrateurs de l'organisation peuvent configurer le modèle d'IA utilisé pour leurs projets, vous donnant ainsi le contrôle sur les fournisseurs qui traitent vos données.
• Vous pouvez supprimer votre historique de conversations IA à tout moment depuis la plateforme.
• Le chat de support anonyme sur notre page d'accueil est éphémère : les conversations sont automatiquement supprimées après 30 minutes et ne sont liées à aucun compte utilisateur.
• Nous n'utilisons pas vos conversations pour entraîner nos propres modèles d'IA. Chaque fournisseur d'IA possède ses propres politiques de traitement et de conservation des données, que nous vous encourageons à consulter.

6. Fournisseurs de services tiers

Nous ne vendons, ne louons ni n'échangeons vos informations personnelles. Nous partageons des données avec les catégories de fournisseurs de services suivantes uniquement pour faire fonctionner la plateforme :

Fournisseurs d'IA

Anthropic (États-Unis), OpenAI (États-Unis), Google (États-Unis), Mistral (France), DeepSeek (Chine) — reçoivent le contenu des conversations et le contexte du projet pour générer des réponses IA.

Traitement des paiements

Stripe (États-Unis) — traite les informations de facturation et de paiement.

Service d'e-mail

Resend (États-Unis) — envoie les e-mails transactionnels et les notifications de service.

Plongements de texte (Text Embeddings)

Voyage AI (États-Unis) — traite le texte des documents pour générer des embeddings de recherche sémantique.

Analytiques

Google Analytics (États-Unis) — collecte des données d'utilisation pour nous aider à améliorer la plateforme. Uniquement activé avec votre consentement.

Fournisseurs d'authentification

Google, Microsoft, Apple et Facebook (États-Unis) — fournissent une connexion sécurisée via OAuth. Nous recevons votre nom, votre adresse e-mail et votre photo de profil.

Intégrations connectées par l'utilisateur

Lorsque vous choisissez de connecter des services tiers (par exemple, Google Workspace, Microsoft 365, e-conomic, FattureInCloud), les données sont échangées avec ces services uniquement dans le cadre des portées OAuth que vous autorisez. Vous pouvez déconnecter les intégrations à tout moment.

7. Transferts internationaux de données

Vos données sont principalement stockées sur des serveurs Hetzner situés en Allemagne (UE). Cependant, pour fournir nos services, certaines de vos données sont transférées à des fournisseurs situés en dehors de l'UE/EEE :

• Les transferts vers des fournisseurs basés aux États-Unis (Anthropic, OpenAI, Google, Stripe, Resend, Voyage AI) sont protégés par le Cadre de protection des données UE-États-Unis et/ou par les Clauses contractuelles types (CCT) de l'UE.
• Les transferts vers DeepSeek (Chine) ne se produisent que lorsqu'un administrateur d'organisation sélectionne explicitement ce modèle d'IA. Ces transferts sont protégés par les Clauses contractuelles types (CCT) de l'UE et des garanties supplémentaires.
• Les transferts vers Mistral (France) restent au sein de l'UE/EEE.

Les administrateurs d'organisation peuvent contrôler quel modèle d'IA est utilisé pour leurs projets, vous donnant ainsi le contrôle sur l'endroit où vos données de conversation sont traitées.

8. Conservation des données

Nous conservons vos informations personnelles pour les périodes suivantes :

• Données de compte — Conservées pendant toute la durée de vie de votre compte. Nous ne supprimons pas automatiquement les données de compte, car le contenu que vous créez peut constituer une propriété intellectuelle. Vous pouvez demander leur suppression à tout moment en nous contactant.
• Historique des conversations IA — Conservé tant que votre compte est actif. Vous pouvez supprimer votre historique de conversation à tout moment depuis la plateforme.
• Registres de paiement et de facturation — Conservés pendant 7 ans, conformément à la loi danoise sur la comptabilité (Bogføringsloven).
• Journaux du serveur — Conservés pendant 90 jours à des fins de sécurité et de dépannage.
• Chat de support anonyme — Supprimé automatiquement après 30 minutes.
• Données analytiques — Conservées conformément aux paramètres de rétention de Google Analytics (14 mois), et collectées uniquement avec votre consentement.

9. Sécurité des données

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos informations personnelles :

• Les données sont stockées sur des serveurs dédiés dans les centres de données Hetzner en Allemagne, certifiés ISO 27001.
• Toutes les données en transit sont chiffrées via TLS/HTTPS.
• L'authentification est gérée par des fournisseurs OAuth — nous ne stockons pas de mots de passe.
• Des contrôles d'accès basés sur les rôles limitent l'accès aux données au sein des organisations.

Aucune méthode de transmission ou de stockage électronique n'est sécurisée à 100 %. Bien que nous nous efforcions de protéger vos données, nous ne pouvons garantir une sécurité absolue.

10. Vos droits

Droits pour tous les utilisateurs

Quel que soit votre emplacement, vous pouvez :

• Accéder à vos données personnelles en nous contactant
• Corriger les informations inexactes ou incomplètes
• Demander la suppression de votre compte et de vos données personnelles
• Demander une copie de vos données dans un format portable
• Supprimer votre historique de conversation IA à tout moment via la plateforme

Droits supplémentaires en vertu du RGPD (utilisateurs de l'UE/EEE)

• S'opposer au traitement fondé sur des intérêts légitimes
• Demander la limitation du traitement
• Retirer votre consentement à tout moment sans affecter la licéité du traitement effectué avant ce retrait
• Déposer une plainte auprès de votre autorité locale de protection des données. Notre autorité de contrôle principale est l'Agence danoise de protection des données (Datatilsynet).

Droits supplémentaires en vertu du CCPA/CPRA (résidents de Californie)

• Droit de savoir quelles informations personnelles sont collectées, utilisées et divulguées
• Droit de supprimer vos informations personnelles
• Droit de corriger des informations personnelles inexactes
• Droit de refuser la vente ou le partage d'informations personnelles — nous ne vendons ni ne partageons vos informations personnelles à des fins de publicité comportementale inter-contextuelle
• Droit à la non-discrimination pour l'exercice de vos droits à la vie privée
• Vous pouvez désigner un agent autorisé pour effectuer des demandes en votre nom

Droits supplémentaires en vertu de la LPRPDE (utilisateurs canadiens)

• Droit d'accéder à vos informations personnelles que nous détenons
• Droit de contester l'exactitude de vos informations et de les faire modifier
• Droit de retirer votre consentement, sous réserve des restrictions légales ou contractuelles et d'un préavis raisonnable

Pour exercer l'un de ces droits, veuillez nous contacter à privacy@kavaro.ai. Nous répondrons dans un délai de 30 jours ou dans le délai requis par la loi applicable.

11. Cookies et suivi

Nous utilisons des cookies pour faire fonctionner la plateforme et, avec votre consentement, pour analyser les modèles d'utilisation. Nos cookies se répartissent en trois catégories :

• Cookies essentiels — Requis pour l'authentification, la sécurité et le fonctionnement essentiel de la plateforme. Ceux-ci ne peuvent pas être désactivés.
• Cookies d'analyse — Nous aident à comprendre comment vous utilisez la plateforme (Google Analytics). Uniquement activés avec votre consentement explicite.
• Cookies marketing — Utilisés pour la pertinence de la publicité, le cas échéant. Uniquement activés avec votre consentement explicite.

Vous pouvez gérer vos préférences en matière de cookies à tout moment via notre bannière de consentement aux cookies ou en visitant notre Politique de cookies page.

12. Confidentialité des enfants

Notre plateforme n'est pas destinée aux enfants de moins de 16 ans. Nous ne collectons pas sciemment d'informations personnelles auprès d'enfants de moins de 16 ans. Si nous apprenons que nous avons collecté par inadvertance des données auprès d'un enfant de moins de 16 ans, nous prendrons des mesures pour les supprimer rapidement. Si vous pensez qu'un enfant nous a fourni des données personnelles, veuillez nous contacter à privacy@kavaro.ai.

13. Accord de traitement des données (Clients professionnels)

Lorsque vous utilisez Life Admin pour traiter des données personnelles concernant vos propres clients, employés, fournisseurs ou contacts — y compris les données que vous importez depuis des services tiers que vous connectez — VonHofmeister ApS agit en tant que votre sous-traitant de données et vous êtes le responsable du traitement. Pour cette relation, un accord de traitement des données (DPA / databehandleraftale) distinct en vertu de l'article 28(3) du RGPD s'applique en plus de cette politique de confidentialité.

Notre DPA est pré-signé par VonHofmeister ApS et disponible au téléchargement, pour être complété et contresigné. Il définit la manière dont nous traitons vos données selon vos instructions, nos mesures de sécurité, nos sous-traitants ultérieurs et les garanties de transfert international.

Télécharger l'accord de traitement des données (PDF) : Télécharger — English · Dansk. Pour une copie formellement contresignée, contactez-nous à privacy@kavaro.ai.

14. Modifications de cette politique

Nous pouvons mettre à jour cette politique de confidentialité de temps à autre pour refléter les changements dans nos pratiques, notre technologie ou nos exigences légales. Lorsque nous le ferons, nous mettrons à jour la date de « Dernière mise à jour » en haut de cette page. Nous vous encourageons à consulter cette page périodiquement pour rester informé de la manière dont nous protégeons vos données. Votre utilisation continue de la plateforme après la publication des modifications constitue votre acceptation de la politique mise à jour.

15. Contactez-nous

Si vous avez des questions, des préoccupations ou des demandes concernant cette politique de confidentialité ou nos pratiques en matière de données :

• E-mail : privacy@kavaro.ai
• Société : VonHofmeister ApS, CVR : 35826297, Danemark

Si vous êtes situé dans l'UE/EEE et que vous n'êtes pas satisfait de notre réponse, vous avez le droit de déposer une plainte auprès de votre autorité locale de protection des données. Notre autorité de contrôle principale est l'Agence danoise de protection des données (Datatilsynet), Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, Danemark.