1. Einleitung & Datenverantwortlicher

Diese Datenschutzrichtlinie erläutert, wie VonHofmeister ApS (CVR: 35826297, USt-IdNr.: DK35826297), handelnd als „Life Admin“ („wir“, „uns“ oder „unser“), ein in Dänemark registriertes Unternehmen, Ihre personenbezogenen Daten erhebt, verwendet, weitergibt und schützt, wenn Sie unsere Plattform unter kavaro.ai und allen zugehörigen Subdomains nutzen.

VonHofmeister ApS ist der Datenverantwortliche, der gemäß der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und anderen anwendbaren Datenschutzgesetzen für Ihre personenbezogenen Daten verantwortlich ist. Bei Fragen zu dieser Richtlinie oder unseren Datenpraktiken kontaktieren Sie uns bitte unter privacy@kavaro.ai.

2. Informationen, die wir erheben

Wir erheben die folgenden Kategorien personenbezogener Daten:

Kontoinformationen

Wenn Sie sich registrieren, erhalten wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Profilbild von dem von Ihnen gewählten Authentifizierungsanbieter (Google, Microsoft, Apple oder Facebook). Wir speichern keine Passwörter – die Authentifizierung wird vollständig über diese Drittanbieter-OAuth-Anbieter abgewickelt.

Organisationsdaten

Organisationsnamen, Mitgliederrollen, Einstellungen und Präferenzen, die Sie innerhalb der Plattform konfigurieren.

Von Ihnen erstellte Inhalte

Projekte, Dokumente, Anwendungsinhalte, Datenbankeinträge, Konfigurationen und alle anderen Inhalte, die Sie mithilfe der Plattform erstellen oder hochladen.

KI-Konversationsdaten

Nachrichten, die Sie an den KI-Assistenten senden, KI-generierte Antworten, Eingaben und Ausgaben von Tool-Aufrufen sowie zugehörige Metadaten. Diese Daten werden in unserer Datenbank gespeichert und auch an KI-Anbieter von Drittanbietern gesendet, um Antworten zu generieren. Vollständige Details finden Sie in Abschnitt 5.

Zahlungsinformationen

Abrechnungsdetails werden sicher von Stripe, unserem Zahlungsabwickler, verarbeitet. Wir speichern Ihre vollständige Kreditkartennummer oder Zahlungsdaten nicht auf unseren Servern.

Nutzungs- & technische Daten

Nutzungsmuster von Funktionen, Sitzungsinformationen, Anmeldezeitstempel, IP-Adressen, Browsertyp, Geräteinformationen und ähnliche technische Daten, die durch Serverprotokolle und, mit Ihrer Zustimmung, durch Analyse-Cookies erfasst werden.

Integrationsdaten

Wenn Sie Dienste von Drittanbietern verbinden (wie Google Workspace, Microsoft 365, e-conomic oder FattureInCloud), greifen wir nur innerhalb der von Ihnen autorisierten OAuth-Bereiche auf Daten dieser Dienste zu und verarbeiten diese.

3. Wie wir Ihre Informationen verwenden

Wir verwenden Ihre Informationen für die folgenden Zwecke:

• Bereitstellung, Betrieb und Wartung der Life Admin-Plattform
• Verarbeitung von KI-Anfragen durch Senden des Konversationskontexts an KI-Drittanbieter zur Generierung von Antworten
• Verarbeitung von Zahlungen und Verwaltung von Abonnements über Stripe
• Versand von transaktionsbezogenen E-Mails und Service-Benachrichtigungen über Resend
• Generierung von Texteinbettungen für die Suche in der Wissensdatenbank über Voyage KI
• Authentifizierung Ihrer Identität über OAuth-Anbieter
• Analyse von Nutzungsmustern zur Verbesserung der Plattform (mit Ihrer Zustimmung, über Google Analytics)
• Kundensupport bereitstellen und auf Ihre Anfragen reagieren
• Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen, einschließlich steuerlicher und buchhalterischer Anforderungen

4. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung

Gemäß der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auf den folgenden Rechtsgrundlagen:

• Erfüllung eines Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b) — Kontoerstellung, Bereitstellung von Diensten, Verarbeitung von KI-Konversationen und Zahlungsabwicklung sind notwendig, um den Dienst bereitzustellen, für den Sie sich angemeldet haben.
• Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f) — Plattformsicherheit, Betrugsprävention, Serviceverbesserung und Fehlerbehebung. Wir wägen diese Interessen gegen Ihre Rechte und Freiheiten ab.
• Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a) — Analytik-Cookies, Marketingmitteilungen und optionale Integrationen von Drittanbietern. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der vorangegangenen Verarbeitung berührt wird.
• Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c) — Aufbewahrung von Steuer- und Finanzunterlagen gemäß dänischem und EU-Recht.

5. KI-Datenverarbeitung & Chat-Speicherung

Life Admin ist eine KI-gestützte Plattform. Es ist wichtig, dass Sie verstehen, wie Ihre Daten behandelt werden, wenn Sie mit unseren KI-Funktionen interagieren:

• Ihre Konversationen mit dem KI-Assistenten – einschließlich Ihrer Nachrichten, KI-Antworten und Daten zu Tool-Aufrufen – werden in unserer Datenbank auf Servern in Deutschland (EU) gespeichert.
• Um KI-Antworten zu generieren, werden Ihre Konversationsinhalte und relevanter Projektkontext an KI-Drittanbieter gesendet. Zu den Anbietern, die wir derzeit nutzen, gehören: Anthropic/Claude (USA), OpenAI/GPT (USA), Google/Gemini (USA), Mistral (Frankreich) und DeepSeek (China).
• Organisationsadministratoren können konfigurieren, welches KI-Modell für ihre Projekte verwendet wird, wodurch Sie die Kontrolle darüber haben, welche Anbieter Ihre Daten verarbeiten.
• Sie können Ihren KI-Konversationsverlauf jederzeit innerhalb der Plattform löschen.
• Der anonyme Support-Chat auf unserer Landingpage ist flüchtig – Konversationen werden nach 30 Minuten automatisch gelöscht und sind nicht mit einem Benutzerkonto verknüpft.
• Wir verwenden Ihre Konversationen nicht, um unsere eigenen KI-Modelle zu trainieren. Jeder KI-Anbieter hat seine eigenen Datenverarbeitungs- und Aufbewahrungsrichtlinien, deren Überprüfung wir Ihnen empfehlen.

6. Drittanbieter-Dienstleister

Wir verkaufen, vermieten oder handeln nicht mit Ihren persönlichen Daten. Wir geben Daten nur an die folgenden Kategorien von Dienstleistern weiter, um die Plattform zu betreiben:

KI-Anbieter

Anthropic (USA), OpenAI (USA), Google (USA), Mistral (Frankreich), DeepSeek (China) – erhalten Konversationsinhalte und Projektkontext, um KI-Antworten zu generieren.

Zahlungsabwicklung

Stripe (USA) – verarbeitet Abrechnungs- und Zahlungsinformationen.

E-Mail-Dienst

Resend (USA) – versendet transaktionale E-Mails und Service-Benachrichtigungen.

Text-Embeddings

Voyage AI (USA) – verarbeitet Dokumententexte, um semantische Such-Embeddings zu generieren.

Analytik

Google Analytics (USA) – sammelt Nutzungsdaten, um uns bei der Verbesserung der Plattform zu unterstützen. Wird nur mit Ihrer Zustimmung aktiviert.

Authentifizierungsanbieter

Google, Microsoft, Apple und Facebook (USA) – ermöglichen sichere Anmeldungen via OAuth. Wir erhalten Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Profilbild.

Benutzerverknüpfte Integrationen

Wenn Sie sich entscheiden, Dienste von Drittanbietern zu verbinden (z. B. Google Workspace, Microsoft 365, e-conomic, FattureInCloud), werden Daten mit diesen Diensten nur innerhalb der von Ihnen autorisierten OAuth-Bereiche ausgetauscht. Sie können Integrationen jederzeit trennen.

7. Internationale Datenübermittlungen

Ihre Daten werden primär auf Hetzner-Servern in Deutschland (EU) gespeichert. Um unsere Dienste bereitzustellen, werden jedoch einige Ihrer Daten an Anbieter außerhalb der EU/des EWR übermittelt:

• Übermittlungen an Anbieter in den USA (Anthropic, OpenAI, Google, Stripe, Resend, Voyage AI) sind durch das EU-US Data Privacy Framework und/oder EU-Standardvertragsklauseln (SCCs) geschützt.
• Übermittlungen an DeepSeek (China) erfolgen nur, wenn ein Organisationsadministrator dieses KI-Modell explizit auswählt. Diese Übermittlungen sind durch EU-Standardvertragsklauseln (SCCs) und ergänzende Schutzmaßnahmen geschützt.
• Übermittlungen an Mistral (Frankreich) verbleiben innerhalb der EU/des EWR.

Organisationsadministratoren können steuern, welches KI-Modell für ihre Projekte verwendet wird, wodurch Sie die Kontrolle darüber haben, wo Ihre Konversationsdaten verarbeitet werden.

8. Datenaufbewahrung

Wir bewahren Ihre personenbezogenen Daten für die folgenden Zeiträume auf:

• Kontodaten — Aufbewahrung für die gesamte Laufzeit Ihres Kontos. Wir löschen Kontodaten nicht automatisch, da von Ihnen erstellte Inhalte geistiges Eigentum darstellen können. Sie können die Löschung jederzeit durch Kontaktaufnahme mit uns anfordern.
• KI-Konversationsverlauf — Aufbewahrung, solange Ihr Konto aktiv ist. Sie können Ihren Konversationsverlauf jederzeit innerhalb der Plattform löschen.
• Zahlungs- und Abrechnungsunterlagen — Aufbewahrung für 7 Jahre gemäß den dänischen Steuer- und Buchhaltungsvorschriften (Bogføringsloven).
• Server-Logs — Aufbewahrung für 90 Tage zu Sicherheits- und Fehlerbehebungszwecken.
• Anonymer Support-Chat — Automatische Löschung nach 30 Minuten.
• Analysedaten — Aufbewahrung gemäß den Aufbewahrungseinstellungen von Google Analytics (14 Monate) und nur mit Ihrer Einwilligung erhoben.

9. Datensicherheit

Wir implementieren angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten:

• Die Daten werden auf dedizierten Servern in Hetzner-Rechenzentren in Deutschland gespeichert, die nach ISO 27001 zertifiziert sind.
• Alle Daten bei der Übertragung werden mittels TLS/HTTPS verschlüsselt.
• Die Authentifizierung erfolgt über OAuth-Anbieter – wir speichern keine Passwörter.
• Rollenbasierte Zugriffskontrollen begrenzen den Datenzugriff innerhalb von Organisationen.

Keine Methode der elektronischen Übertragung oder Speicherung ist zu 100 % sicher. Obwohl wir uns bemühen, Ihre Daten zu schützen, können wir keine absolute Sicherheit garantieren.

10. Ihre Rechte

Rechte für alle Nutzer

Unabhängig von Ihrem Standort können Sie:

• Auf Ihre personenbezogenen Daten zugreifen, indem Sie uns kontaktieren
• Ungenaue oder unvollständige Informationen korrigieren
• Die Löschung Ihres Kontos und Ihrer personenbezogenen Daten beantragen
• Eine Kopie Ihrer Daten in einem portablen Format anfordern
• Ihren KI-Konversationsverlauf jederzeit über die Plattform löschen

Zusätzliche Rechte gemäß DSGVO (Nutzer in EU/EWR)

• Der Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen widersprechen
• Die Einschränkung der Verarbeitung verlangen
• Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der vor dem Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird
• Beschwerde bei Ihrer lokalen Datenschutzbehörde einreichen. Unsere federführende Aufsichtsbehörde ist die dänische Datenschutzbehörde (Datatilsynet).

Zusätzliche Rechte gemäß CCPA/CPRA (Einwohner Kaliforniens)

• Recht zu erfahren, welche personenbezogenen Daten erhoben, verwendet und offengelegt werden
• Recht auf Löschung Ihrer personenbezogenen Daten
• Recht auf Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten
• Recht auf Widerspruch gegen den Verkauf oder die Weitergabe personenbezogener Daten – wir verkaufen oder teilen Ihre personenbezogenen Daten nicht für kontextübergreifende verhaltensbasierte Werbung
• Recht auf Nichtdiskriminierung bei der Ausübung Ihrer Datenschutzrechte
• Sie können einen bevollmächtigten Vertreter benennen, der Anfragen in Ihrem Namen stellt.

Zusätzliche Rechte gemäß PIPEDA (kanadische Nutzer)

• Recht auf Zugriff auf Ihre bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten
• Recht, die Richtigkeit Ihrer Daten anzufechten und deren Berichtigung zu verlangen
• Recht auf Widerruf der Einwilligung, vorbehaltlich gesetzlicher oder vertraglicher Einschränkungen und angemessener Fristen

Um eines dieser Rechte auszuüben, kontaktieren Sie uns bitte unter privacy@kavaro.ai. Wir werden innerhalb von 30 Tagen oder innerhalb der gesetzlich vorgeschriebenen Frist antworten.

11. Cookies & Tracking

Wir verwenden Cookies, um die Plattform zu betreiben und, mit Ihrer Zustimmung, Nutzungsmuster zu analysieren. Unsere Cookies lassen sich in drei Kategorien unterteilen:

• Essenzielle Cookies — Erforderlich für Authentifizierung, Sicherheit und grundlegende Plattformfunktionen. Diese können nicht deaktiviert werden.
• Analyse-Cookies — Helfen uns zu verstehen, wie Sie die Plattform nutzen (Google Analytics). Werden nur mit Ihrer ausdrücklichen Zustimmung gesetzt.
• Marketing-Cookies — Werden gegebenenfalls für die Relevanz von Werbung verwendet. Werden nur mit Ihrer ausdrücklichen Zustimmung gesetzt.

Sie können Ihre Cookie-Einstellungen jederzeit über unser Cookie-Einwilligungsbanner oder durch Besuch unserer Cookie-Richtlinie Seite verwalten.

12. Datenschutz für Kinder

Unsere Plattform richtet sich nicht an Kinder unter 16 Jahren. Wir sammeln nicht wissentlich personenbezogene Daten von Kindern unter 16 Jahren. Sollten wir feststellen, dass wir versehentlich Daten von einem Kind unter 16 Jahren gesammelt haben, werden wir Schritte unternehmen, um diese umgehend zu löschen. Wenn Sie glauben, dass ein Kind uns personenbezogene Daten zur Verfügung gestellt hat, kontaktieren Sie uns bitte unter privacy@kavaro.ai.

13. Auftragsverarbeitungsvertrag (Geschäftskunden)

Wenn Sie Life Admin zur Verarbeitung personenbezogener Daten Ihrer eigenen Kunden, Mitarbeiter, Lieferanten oder Kontakte verwenden – einschließlich Daten, die Sie von verbundenen Drittanbieterdiensten importieren –, fungiert VonHofmeister ApS als Ihr Auftragsverarbeiter und Sie als Verantwortlicher. Für diese Beziehung gilt zusätzlich zu dieser Datenschutzrichtlinie ein separater Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV / databehandleraftale) gemäß Art. 28 Abs. 3 DSGVO.

Unser AVV ist von VonHofmeister ApS vorunterzeichnet und steht zum Herunterladen, Ausfüllen und Gegenzeichnen bereit. Er legt fest, wie wir Ihre Daten gemäß Ihren Anweisungen verarbeiten, welche Sicherheitsmaßnahmen wir ergreifen, wer unsere Unterauftragsverarbeiter sind und welche Schutzmaßnahmen für internationale Übermittlungen gelten.

Auftragsverarbeitungsvertrag (PDF) herunterladen: Herunterladen — English · Dansk. Für eine formell gegengezeichnete Kopie kontaktieren Sie uns bitte unter privacy@kavaro.ai.

14. Änderungen dieser Richtlinie

Wir können diese Datenschutzrichtlinie von Zeit zu Zeit aktualisieren, um Änderungen unserer Praktiken, Technologien oder gesetzlichen Anforderungen widerzuspiegeln. Wenn wir dies tun, aktualisieren wir das Datum der „letzten Aktualisierung“ oben auf dieser Seite. Wir empfehlen Ihnen, diese Seite regelmäßig zu überprüfen, um darüber informiert zu bleiben, wie wir Ihre Daten schützen. Ihre fortgesetzte Nutzung der Plattform nach der Veröffentlichung von Änderungen gilt als Ihre Zustimmung zur aktualisierten Richtlinie.

15. Kontakt uns

Wenn Sie Fragen, Bedenken oder Anfragen bezüglich dieser Datenschutzrichtlinie oder unserer Datenpraktiken haben:

• E-Mail: privacy@kavaro.ai
• Unternehmen: VonHofmeister ApS, CVR: 35826297, Dänemark

Wenn Sie sich in der EU/im EWR befinden und mit unserer Antwort nicht zufrieden sind, haben Sie das Recht, eine Beschwerde bei Ihrer lokalen Datenschutzbehörde einzureichen. Unsere federführende Aufsichtsbehörde ist die dänische Datenschutzbehörde (Datatilsynet), Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, Dänemark.